Avete presente quando siete a casa al telefono e non trovate il foglietto su cui scrivere, e/o la penna per segnarvi un numero di telefono? O vi capita che quando la trovate sia scarica? E ancora, vi capita di ricercarne e di trovarne un’altra identica?
Vi stupirete come queste dinamiche possano accadere, con lo stesso identico fastidio e con la medesima perdita di tempo, in tantissime realtà lavorative, che siano officine, uffici o reparti.
Esiste secondo voi un posto di lavoro utopico dove si trova qualsiasi cosa si stia cercando, in modo pratico, veloce, sicuro e ottimale?
La nostra risposta è “certo che sì!”, grazie al metodo delle 5S.
Questa pratica, di origine giapponese, permette infatti di sfoltire gli sprechi (muda), attuando progressivamente piccoli miglioramenti, proprio come nella logica kaizen.
Il metodo mira sul problema della mancata gestione delle attrezzature, postazioni di lavoro e metodi di coordinazione. Riguarda processi che ottimizzano l’ambiente di lavoro in tutto e per tutto, e che fa sì che rimanga sempre: ordinato, pulito, sicuro e rigoroso.
La cosa più sorprendente è che è tanto facile e veloce da implementare, quanto la sua efficienza.
Le 5S rappresentano i 5 passaggi con cui si concretizza pian piano il lavoro. Sono state progettate per officine e fabbriche, ma possono essere adattate molto bene anche ad altri reparti, uffici e, riferendoci alla divertente e fastidiosa metafora iniziale, anche alla casa!
Un altro suo elemento fondamentale è che è partecipativo e collaborativo.
È una metodologia che adoperano tutti. Ognuno ha in essa un proprio ruolo: dagli operatori che attuano concretamente i processi, ai responsabili che devono assicurano la buona condotta del metodo, attraverso regole e il mantenimento di standard predefiniti.
Gli operatori sono inoltre chiamati in causa, proprio a dare il loro prezioso contributo, sulla base della loro esperienza, dei problemi che verificano ogni giorno e delle idee creative, se non geniali, finalizzate al miglioramento. In questo modo vengono impreziositi inoltre i loro compiti, in particolare assegnando loro la manutenzione delle macchine o attrezzature.
I lavoratori si sentono quindi valorizzati, perché valorizzato è il loro lavoro.
Per quanto possa sembrare un lavoro metodico, schematico e noioso, può avere molto a che fare con la fantasia e l’arte!
Ebbene sì. Voi direte: “ma come, sembra un lavoro così schematico e metodico!”. È vero, ma la sua implementazione prevede anche tanto ingegno.
Ci possono essere infinite possibilità. L’importante è che sia chiaro a tutti! Insomma deve essere un linguaggio comune.
Ma entriamo nel vivo del metodo.
Analizziamo un caso che si possa visualizzare facilmente, proprio di una postazione di lavoro.
Immaginiamo che in un’officina, per esempio, un operaio non riesca a trovare la sua chiave inglese e si chieda ripetutamente dove l’abbia riposta.
Dopo tanto tempo (e diciamocelo anche…soldi) la trova infine in un cassetto, in cui vi sono anche cacciavite e bulloni, collocati tutti insieme in modo disordinato.
Uno spreco di tempo incredibile!
Quale potrebbe essere quindi la soluzione?
Vediamo…si potrebbe arricchire il banco di lavoro con una parete forata e attrezzata, con fissaggi a ganci o magneti, mensole e contenitori.
Questa servirebbe alla composizione dello strumentario, mettendo in gioco la propria inventiva.
Ci potrebbero essere, perché no, delle pareti forate anche sui fianchi del banco, affinché si possano inserire con inserti circolari tubi o spray. Sull’altro lato si potrebbe inserire un porta documenti con informazioni utili e necessarie per svolgere l’attività oltre ad apposite tasche per contenere altri attrezzi. Sulla parete, i cacciavite in ordine di grandezza, cassette per inserire diversi tipi di chiodi e bulloni, pinze, chiavi inglese e a pappagallo ecc.
Niente di più semplice e soddisfacente!
Gli operatori, per realizzare questo ordine, hanno ripercorso quindi le 5s, i 5 passaggi
1. SEIRI : RIMUOVERE SFOLTIRE Hanno selezionato cosa conservare e cosa no, eliminando magari spray terminati, pinze rotte o non sicure!
2. SEITON : METTERE IN ORDINE Hanno concordato un metodo per ordinare gli strumenti.
Nel caso del banco di lavoro: in basso a destra, in alto a sinistra, sulla parte centrale del pannello o dentro i cassetti.
3. SEISON : PULIZIA Hanno pulito il piano di lavoro, affinché possa essere chiaro ed ordinato.
Questo è un altro aspetto assai rilevante perché gli operai potrebbero per esempio rendersi conto di eventuali anomalie, come ad esempio di alcuni cassetti traballanti. In questo modo, si possono riparare e rimediare in tempo, garantendo anche sicurezza.
4. SEIKETSU: STANDARDIZZARE Questi tre procedimenti diventano uno standard conosciuto da tutti.
E come fanno ad apprenderlo?
La logica è questa: sei soddisfatto del nuovo metodo? Ne hai toccato con mano i benefici? Bene! Diventa allora il nuovo standard da applicare da qui in avanti, l’importante è che tutti lo conoscano e lo applichino.
Tutti devono sapere dove ordinare un determinato oggetto.
Tutti devono parlare lo stesso linguaggio.
5. SHITSUKE: MANTENIMENTO E MIGLIORAMENTO Grazie alla ripetizione quotidiana dei processi, la pratica in questione diverrà sempre più naturale da applicare.
Ricondiamoci però di fare checklist periodiche per verificare sul campo l’operatività del metodo e per concordare eventuali aggiornamenti.
Si sviluppa così una comunicazione diretta, fondamentale e finalmente allineata tra i responsabili e gli operatori.
Alla base di ogni processo preso in considerazione, questo più di tutti, c’è la responsabilità e la volontà. Ed è questa che porta l’azienda alla sua continua evoluzione.
Come possiamo notare, è un metodo semplice e diciamolo…anche divertente!
La cosa più sorprendente è che crea una quantità di vantaggi proficua: si minimizza materiale, spazio, movimenti ed energia; aumenta la produttività ed efficienza; si crea una nuova estetica, anche per i visitatori ecc.
Possiamo infine concludere, affermando quanto aumenti la qualità del lavoro e del lavoratore, compresa la sua sicurezza, aspetto fondamentale in tutte le aziende e mansioni.
Il lavoratore stesso può crescere anche personalmente. Apprendendo conoscenze nuove e sentendosi più soddisfatto, coinvolto e gratificato.
Il segreto è mantenere ciò che si fa nel tempo, senza ritornare ad una situazione di partenza che è solo caotica e infruttuosa.
La chiave sta nel perfetto inserimento del metodo all’interno del linguaggio comune di un’azienda e nel suo divenire un gesto abituale, proprio come spegnere le luci quando si esce da una stanza, ma attenzione però…soggetto a continui cambiamenti!
Se un operatore avesse un’altra idea, nei tempi a seguirsi, che rappresenta un valore aggiunto, ben venga!
Si migliora grazie al contributo di tutti.
Piccoli cambiamenti ma continui.
Ogni limite può essere superato.
Per concludere, il metodo delle 5s è un punto di forza per qualsiasi tipo di organizzazione, grazie alle sue caratteristiche sane e genuine…..una dieta; ma non di quelle demoralizzanti basate sul poco e sull’insipido, ma gustosa, ricca e finalizzata al sentirsi soddisfatti, energici ed in forma.
E come ben sappiamo, citando la classica frase anonima “la dieta la inizio lunedì”, che quasi tutti diciamo ma non applichiamo mai, per fare la dieta ci vuole buona volontà, determinazione e responsabilità.
